Toutes les personnes engagées dans le quotidien des associations témoignent que cette expérience est véritablement enrichissante. Elle favorise grandement le contact humain, et permet d’apprendre de nouvelles choses. L’inconvénient dans la plupart des cas réside dans le fait que ces acquis sont limités aux individus concernés. Ils devraient plutôt être documentés et partagés, afin que les bonnes pratiques puissent se transmettre à d’autres. Quelles stratégies utiliser pour faire profiter votre expérience associative au grand nombre ?
Comprendre l’intérêt de la documentation
Avant de s’intéresser aux méthodes, il convient de mieux cerner l’importance de la documentation de l’expérience en association. Le but majeur est de conserver la mémoire collective, afin qu’elle ne se perde pas. Lorsque les membres fondateurs ou stratégiques quittent une association, celle-ci est généralement dénuée de ses données importantes. Les autres membres ont du mal à tirer parti des expériences passées, puisqu’ils n’ont pas bénéficié de la transmission du savoir.
Conserver de telles informations dans un classeur personnalisé aurait pourtant été salutaire pour le groupe. Le support peut contenir tous les documents importants, qui retracent les outils employés et projets réalisés. Cette base de données sera indispensable pour consolider les acquis, et bâtir sûrement le futur de l’association.
Que faut-il documenter à propos de l’association ?
L’étape qui suit est celle du tri des éléments à sauvegarder pour la pérennisation de l’expérience associative. Vous aurez clairement l’embarras du choix à ce niveau, mais il est préférable de se focaliser sur le strict nécessaire. Ce sont entre autres :
- Les projets réalisés : décrivez les buts, les phases, les résultats et les coûts ;
- Les outils et méthodologies : renseignez les logiciels, et les moyens de communication ;
- Les retours d’expériences : les impressions des acteurs, partenaires et bénéficiaires sont à consigner par écrit ;
- Les compétences mises en œuvre : le travail collaboratif, la gestion de projet, etc.
Tous ces éléments doivent être regroupés dans un support que tout le monde peut consulter au besoin. Vous pouvez confier la réalisation du document récapitulatif à une imprimerie en ligne afin que le rendu soit de qualité. Cela permettra d’avoir un résumé de l’expérience associative décliné sur divers supports de communication.
L’art d’organiser les éléments documentés
Consigner les points clés de l’expérience associative ne suffit pas pour affirmer qu’ils sont documentés. La méthode de renseignement doit être facile à comprendre, et parfaitement constituée. Vous devez notamment adopter une multitude de formats pour que le contenu soit le plus dynamique possible. Combinez dans une parfaite symbiose :
- Les rapports écrits ;
- Les vidéos prises à diverses occasions ;
- Les présentations de projets ;
- Etc.
Le plan du document doit être cohérent pour faciliter la compréhension des lecteurs. Une bonne introduction est obligatoire, suivie d’une présentation des divers contextes. Donnez des détails à propos du déroulement des activités ou éléments, que vous rapportez dans la documentation. Quelles sont les conclusions à en tirer ? N’oubliez aucun aspect, car le plus important est de transmettre les actions positives et les axes d’amélioration.
Accordez une grande place aux témoignages dans le document ainsi réalisé. Ils seront d’une certaine utilité au partage d’expérience, et à la transmission des connaissances. Les personnes à qui donner la parole pour recueillir les déclarations ont divers profils. Ciblez les membres de l’association, quelques bénéficiaires des réalisations, sans oublier les partenaires. L’implication de ces derniers doit absolument être le dossier que vous élaborez.
