Que ce soit pour un festival, un salon professionnel, un mariage ou une simple fête de village, la question de l’assurance est cruciale et ne doit pas être prise à la légère. Mais quelles que soient la nature et la période de votre événement, il est primordial de bien le préparer et de souscrire aux bonnes assurances pour éviter les désagréments et les coûts imprévus.
Pourquoi assurer son événement ?
Organiser une manifestation, quelle que soit son ampleur, implique de nombreux risques. En tant qu’organisateur, vous êtes responsable de la sécurité des participants, des spectateurs, des prestataires et de toute personne impliquée, directement ou indirectement. Un accident, un vol, un incendie ou tout autre incident peut survenir et engager votre responsabilité civile.
Sans une assurance adéquate, vous pourriez être contraint de prendre en charge les frais de remise en état, les indemnisations des victimes, le remboursement des participants, etc. Les coûts peuvent vite devenir astronomiques et mettre en péril la santé financière de votre structure.
En souscrivant à une assurance adaptée, vous vous protégez contre ces risques et transférez une partie de la charge financière à l’assureur en cas de sinistre. Cela vous permet d’organiser votre événement l’esprit serein, en sachant que vous êtes couvert en cas d’imprévu.
Les différents types d’assurances pour une manifestation
Il existe plusieurs types d’assurances pour couvrir les risques liés à l’organisation d’un événement. Le choix dépendra de la nature et de l’envergure de votre manifestation, mais aussi de vos besoins spécifiques. Voici les principales garanties à envisager :
L’assurance Responsabilité Civile Organisateur (RCO)
C’est l’assurance minimum à souscrire pour toute manifestation. Elle couvre les dommages corporels, matériels et immatériels que vous pourriez causer à des tiers (participants, spectateurs, prestataires, riverains, etc.) dans le cadre de l’organisation de votre événement.
Sans cette garantie, vous seriez tenu de prendre en charge les frais médicaux, les indemnités journalières, les réparations et tout autre dédommagement lié à un éventuel sinistre. L’assurance RCO peut également inclure une protection juridique en cas de poursuite judiciaire.
L’assurance multirisque événementielle
Alors que l’assurance RCO ne couvre que les dommages causés à des tiers, l’assurance multirisque événementielle vous protège également pour vos propres biens et installations. Elle comprend généralement les garanties suivantes :
- Les dommages causés à vos équipements, structures temporaires (tentes, podiums, etc.), matériels de sonorisation, etc.
- Le vol de vos biens
- Les dégâts causés par les intempéries (vent, pluie, grêle, etc.)
- L’annulation de la manifestation pour cas de force majeure
Cette assurance est particulièrement recommandée pour les événements d’envergure impliquant des installations coûteuses et complexes. Elle offre une protection complète contre la plupart des aléas pouvant survenir.
Les assurances complémentaires
Selon la nature de votre manifestation, vous pourrez souscrire à des garanties supplémentaires, comme :
- Une assurance individuelle accident pour les participants
- Une assurance responsabilité civile des exposants (pour les salons professionnels)
- Une assurance transport pour vos biens
- Une assurance annulation des artistes ou intervenants
- Une assurance intempéries (pour les événements en extérieur)
- Etc.
N’hésitez pas à consulter un professionnel de l’assurance événementielle pour déterminer les garanties les plus adaptées à votre situation.
Comment choisir son assurance ?
Le choix de votre assurance dépendra de plusieurs critères, comme le type d’événement, le nombre de participants attendus, le budget alloué, les risques spécifiques, etc. Voici quelques conseils pour vous guider :
Évaluez précisément vos besoins
Listez tous les risques potentiels liés à votre manifestation et déterminez les dommages que vous ne pourriez pas assumer seul. Cette évaluation vous permettra de choisir les bonnes garanties et de ne pas être sur-assuré ou sous-assuré.
Comparez les offres
Ne vous contentez pas de la première offre venue. Comparez les devis de plusieurs assureurs spécialisés dans l’événementiel en veillant à bien comparer les garanties, les franchises, les exclusions, etc. N’hésitez pas à négocier les tarifs.
Optez pour un contrat sur-mesure
Si votre événement est d’envergure, préférez un contrat d’assurance multirisque sur-mesure plutôt qu’un contrat standard. Cela vous assurera une couverture optimale, adaptée à vos besoins spécifiques.
Anticipez
Ne souscrivez pas votre assurance à la dernière minute. Certaines garanties, comme l’annulation pour cas de force majeure, doivent généralement être souscrites plusieurs mois avant l’événement pour être valables.
Les événements sportifs et culturels
Les manifestations sportives et culturelles présentent des risques particuliers qu’il convient de bien appréhender pour choisir les bonnes assurances.
Les événements sportifs
Pour une compétition sportive, un marathon, un gala de boxe ou toute autre manifestation du genre, les principaux risques sont :
- Les blessures des participants ou des spectateurs
- Les dégâts causés aux installations sportives
- L’annulation de l’événement pour cas de force majeure
Pour vous couvrir, vous devrez souscrire à minima à une assurance Responsabilité Civile Organisateur (RCO). Mais il est fortement recommandé d’opter pour une assurance multirisque événementielle comprenant :
- Une garantie individuelle accident pour les participants
- Une garantie dommages pour vos installations et équipements
- Une garantie annulation
N’hésitez pas à demander conseil à un spécialiste de l’assurance sportive pour bien cerner tous les risques liés à votre discipline.
Les événements culturels
Qu’il s’agisse d’un festival de musique, d’un salon du livre ou d’une exposition d’art, les principaux risques à couvrir pour un événement culturel sont :
- Les dommages causés aux œuvres exposées
- L’annulation ou le report de l’événement
- Les blessures des participants et des spectateurs
- Le vol de matériel (sonorisation, éclairage, etc.)
Pour ce type d’événement, je vous conseille de souscrire à une assurance multirisque événementielle incluant :
- Une garantie dommages pour vos installations et équipements
- Une garantie annulation
- Une garantie responsabilité civile organisateur (RCO)
- Une garantie individuelle accident
- Une garantie vol
N’hésitez pas à demander conseil à un spécialiste de l’assurance événementielle culturelle pour adapter au mieux les garanties à votre projet.
Cas particulier des Jeux Olympiques 2024
L’année 2024 sera particulière en France avec l’organisation des Jeux Olympiques à Paris du 26 juillet au 11 août. Cet événement d’envergure mondiale aura un impact sur les autres manifestations prévues cet été-là.
En effet, pour assurer la sécurisation des Jeux, les ministères de l’Intérieur, de la Culture et des Sports ont annoncé qu’aucun autre grand rassemblement ne pourrait avoir lieu du 18 juillet au 11 août 2024 sur le territoire national. Cette mesure vise à permettre une mobilisation maximale des forces de l’ordre pour les JO.
Concrètement, cela signifie que les festivals, fêtes de ville, salons professionnels et autres événements importants devront être reportés ou annulés s’ils étaient prévus durant cette période. Il est donc primordial de bien vérifier les dates de votre manifestation et, si besoin, de souscrire une garantie annulation dans votre contrat d’assurance.
Participer à un Club 2024
Malgré ces restrictions, les associations animées par l’esprit olympique auront la possibilité de participer aux événements officiels organisés partout en France dans le cadre des “Clubs 2024”. L’objectif est de proposer au maximum de Français de faire partie de la fête de manière immersive.
Pour participer à un Club 2024, votre association devra répondre à un appel à projets et s’engager à respecter la charte olympique. Si votre dossier est retenu, vous bénéficierez d’un soutien logistique et financier pour organiser votre événement dans le cadre des célébrations olympiques.
Dans ce cas précis, je vous recommande de bien étudier les conditions d’assurance imposées par les organisateurs des Jeux. Il est probable que vous deviez souscrire à un contrat d’assurance spécifique agréé par le Comité d’organisation.
Aspects juridiques et réglementaires
Au-delà de l’assurance, l’organisation d’une manifestation implique de respecter un certain nombre d’obligations légales et réglementaires. Il est important de bien les connaître pour éviter tout problème juridique.
Déclaration préalable
Tout d’abord, sachez que tout cortège, défilé ou rassemblement sur la voie publique doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de la mairie ou de la préfecture. Cette déclaration doit être faite au minimum 3 jours francs et au maximum 15 jours avant la date de l’événement.
Dans le dossier de déclaration, vous devrez préciser :
- Le nom de l’association organisatrice
- Le nom et les coordonnées des organisateurs
- Le but de la manifestation
- Le lieu, la date, l’heure de rassemblement et l’itinéraire prévu
- Les mesures de sécurité envisagées
L’autorité publique étudiera votre demande et pourra vous demander des modifications ou vous apporter son soutien technique (prêt de matériel, mise à disposition de personnels, etc.). Elle peut également interdire la manifestation si elle estime qu’elle est de nature à troubler l’ordre public.
Autorisations spécifiques
Selon la nature de votre événement, vous pourrez avoir besoin d’autorisations supplémentaires, comme :
- Une autorisation de vente d’alcool
- Une autorisation d’occupation temporaire du domaine public
- Une autorisation de diffusion de musique
- Un permis de construire pour les installations temporaires
- Etc.
N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre mairie ou de votre préfecture pour connaître toutes les démarches à effectuer en fonction de votre projet.
Respect des normes de sécurité
Enfin, en tant qu’organisateur, vous êtes responsable de la sécurité de votre manifestation. Vous devrez donc vous assurer du respect de toutes les normes en vigueur, notamment :
- Les règles d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite
- Les normes d’installation électrique et de sécurité incendie
- Les règles d’hygiène pour la restauration
- Les autorisations de travail pour les mineurs
- Etc.
Le non-respect de ces règles peut vous exposer à des sanctions pénales et administratives. Il est donc primordial de bien vous renseigner en amont et de faire appel à des prestataires qualifiés pour l’installation de vos équipements.
