En France, l’extrait Kbis est un document administratif incontournable pour les entreprises. Véritable carte d’identité juridique, ce document officiel reprend l’ensemble des informations permettant d’identifier une société. De la création aux modifications en cours de vie, en passant par sa radiation, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur l’extrait Kbis !
1. Extrait Kbis : définition et utilité
Qu’est-ce que le Kbis ?
Le Kbis est l’extrait du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS recense toutes les entreprises commerciales immatriculées en France. L’inscription au RCS est obligatoire pour :
- Les sociétés commerciales : SARL, SAS, SA…
- Les commerçants personne physique : entrepreneur individuel, auto-entrepreneur…
- Les sociétés civiles à objet commercial
L’extrait Kbis contient donc toutes les informations légales concernant une entreprise : forme juridique, dirigeant, capital social, adresse du siège, activité…
À quoi sert le Kbis ?
L’extrait Kbis remplit plusieurs fonctions essentielles :
- Preuve de l’existence légale de l’entreprise et de son inscription au RCS
- Identification fiable de l’entreprise, de ses dirigeants et de ses activités
- Consultation des informations officielles et à jour sur la société
- Suivi des modifications apportées au cours de la vie de l’entreprise (dirigeants, siège social, capital…)
C’est pourquoi l’extrait Kbis est indispensable pour de nombreux actes de la vie d’une entreprise :
- Ouverture d’un compte bancaire professionnel
- Souscription à des assurances
- Contractualisation avec des fournisseurs ou des clients
- Candidature à un appel d’offres
- Demandes de subventions ou financements
2. Obtention de l’extrait Kbis
Qui peut obtenir un Kbis ?
L’extrait Kbis étant un document public, n’importe qui peut en faire la demande. Il suffit de connaître certains éléments d’identification de l’entreprise :
- Raison sociale
- SIREN ou SIRET
- Nom du dirigeant
- Adresse du siège social
Le dirigeant peut bien sûr obtenir facilement le Kbis de sa propre société. Mais également les clients, fournisseurs, banquiers, administrations, concurrents…
Comment obtenir un extrait Kbis ?
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour obtenir un extrait Kbis.
1. Le télécharger en ligne
Le moyen le plus simple et rapide est de passer par un site spécialisé comme Infogreffe ou MonIdenum. Après avoir renseigné le nom ou le numéro SIREN de l’entreprise, l’extrait Kbis est disponible instantanément.
2. Passer par le greffe du Tribunal de Commerce
Autre option : vous adresser directement au greffe du Tribunal de Commerce dont dépend géographiquement votre société. Soit en vous déplaçant physiquement, soit par courrier postal.
3. Via le Centre de Formalités des Entreprises
Le CFE (remplacé par le Guichet Unique des Entreprises depuis le 1er janvier 2023) peut également fournir des extraits Kbis. Utile surtout dans le cadre des formalités de création ou de modification de société.
Combien coûte un extrait Kbis ?
- Gratuit pour le dirigeant qui passe par le site MonIdenum
- Payant pour les tiers via Infogreffe : à partir de 3,39 € HT en format électronique ou 5,50 € HT en format papier
- Payant via le greffe du Tribunal de Commerce : de 4 à 10 € HT selon les greffes
3. Immatriculation et formalités de création
Immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés
L’immatriculation d’une entreprise commerciale au RCS est obligatoire. Cette inscription permet d’obtenir un numéro SIREN et fait l’objet de formalités spécifiques selon le type de société :
- Sociétés (SARL, SAS…) : dépôt des statuts auprès du CFE
- Entreprises individuelles/auto-entrepreneurs : déclaration CFE
Suite à cette immatriculation, l’entreprise se voit délivrer son premier extrait Kbis, document officiel attestant de son existence légale.
Pièces justificatives pour la création d’une société
Pour immatriculer une société au RCS et obtenir un extrait Kbis, il faut généralement fournir :
- Statuts de la société
- Justificatif d’identité des dirigeants
- Attestation de dépôt des fonds en banque
- Attestation de jouissance du local professionnel
Chaque catégorie de société a ensuite des exigences spécifiques. Par exemple, pour les SARL et SAS, il faut déposer au greffe :
- la liste des associés
- la nomination des premiers gérants/président
- le montant du capital social
4. Mise à jour et modifications du Kbis
Pourquoi mettre à jour son Kbis ?
L’extrait Kbis doit être mis à jour à chaque changement important au sein de la société :
- Modification de la direction ou des organes de gestion
- Évolution du capital social
- Déménagement du siège social
- Changement de dénomination sociale
- Ajout ou abandon d’une activité
Ces changements doivent être publiés pour informer les tiers (clients, fournisseurs, banquiers…). Raison pour laquelle une mise à jour du Kbis est obligatoire sous 30 jours maximum après la modification.
Comment mettre à jour son extrait Kbis ?
La procédure diffère selon le type d’entreprise :
- Entreprises individuelles : déclaration auprès du CFE
- Sociétés : dépôt d’une demande de modification au greffe du Tribunal de Commerce
Pièces justificatives à joindre : PV d’AG, statuts à jour, attestations de parution dans un JO, liste des associés…
Frais de modification : entre 150 et 200 € en moyenne.
Kbis de moins de 3 mois
Même sans date limite de validité, un Kbis de moins de 3 mois est fréquemment exigé pour certifier que les informations sur l’entreprise sont à jour.
Il est donc conseillé de le mettre régulièrement à jour, par exemple en souscrivant à un abonnement pour un envoi trimestriel via Infogreffe.
Délai de mise à jour du Kbis
Attention, la mise à jour n’est pas instantanée ! Entre le dépôt des pièces justificatives et la délivrance du Kbis actualisé, prévoir un délai moyen de 2 semaines.
5. L’extrait Kbis au moment de la cessation d’activité
Kbis de radiation
En cas de cessation d’activité totale, il est nécessaire de procéder à la radiation de l’entreprise du RCS pour fermer officiellement son existence juridique.
Cette procédure donne ensuite lieu à l’émission d’un extrait Kbis de radiation. Ce Kbis spécifique prouve la dissolution et la disparition légale de l’entreprise.
Combien de temps un Kbis reste actif ?
Après la radiation et la publication de la dissolution au RCS, l’état de cessation d’activité reste visible pendant 5 ans sur le Kbis.
Passé ce délai de 5 ans, la société est considérée comme définitivement éteinte et est retirée du registre.
Le Kbis devient alors un document historique sans valeur juridique. Il permet cependant de consulter rétrospectivement des informations sur l’entreprise disparue.
Redressement et liquidation judiciaire
Le Kbis mentionne également les procédures de redressement et liquidation judiciaires, prononcées par le Tribunal de Commerce en cas de défaillance de l’entreprise.
Ces procédures collectives entraînent soit la disparition de la société (liquidation), soit son rachat et sa continuation par un tiers (plan de redressement).
Conclusion
L’extrait Kbis est le document de référence, véritable carte d’identité officielle d’une entreprise commerciale. Sa demande et sa mise à jour régulière sont donc primordiales pour interagir avec les tiers en attestant de la fiabilité des informations légales.
À chaque étape de la vie de l’entreprise, de sa création à sa dissolution, l’extrait Kbis reflète sa situation juridique actuelle. Un document essentiel dont doit s’assurer tout dirigeant !
