Pourquoi vérifier l’existence d’une entreprise ?
Dans le monde des affaires, il est crucial de s’assurer qu’une entreprise existe réellement avant d’entamer toute relation commerciale. Que vous soyez un particulier sur le point de faire un achat important ou une entreprise cherchant à établir un partenariat, cette vérification est essentielle pour plusieurs raisons :
- Éviter les arnaques et les escroqueries
- S’assurer de la fiabilité d’un fournisseur ou d’un client potentiel
- Vérifier la solvabilité d’une entreprise avant de lui accorder un crédit
- Se protéger contre les risques juridiques et financiers
Malheureusement, la présence d’un site web ou d’un numéro de téléphone ne suffit plus à garantir l’existence légale d’une entreprise. Des sociétés fictives ou frauduleuses peuvent facilement créer une façade en ligne pour tromper leurs victimes. C’est pourquoi il est indispensable de savoir comment vérifier concrètement si une entreprise est toujours en activité.
Les documents officiels attestant de l’existence d’une entreprise
Pour prouver son existence légale, toute entreprise doit être immatriculée sur un registre officiel. Les principaux documents attestant de cette immatriculation sont :
L’extrait Kbis
C’est la véritable « carte d’identité » d’une entreprise. L’extrait Kbis contient toutes les informations essentielles sur une société :
- Dénomination sociale
- Forme juridique
- Siège social
- Numéro SIREN/SIRET
- Activité principale
- Identité des dirigeants
- Capital social
- Date de création
L’extrait K
C’est l’équivalent de l’extrait Kbis pour les entrepreneurs individuels commerçants.
L’extrait D1
Il s’agit du document d’immatriculation pour les artisans inscrits au Répertoire des Métiers.
Le certificat d’inscription SIRENE
Ce document prouve l’inscription d’une entreprise au répertoire SIRENE de l’INSEE.
Ces documents officiels sont la preuve irréfutable qu’une entreprise existe légalement et est toujours en activité. Ils sont régulièrement mis à jour pour refléter tout changement dans la situation de l’entreprise.
Où et comment obtenir ces documents ?
Il existe plusieurs moyens d’obtenir les documents attestant de l’existence d’une entreprise :
1. Les greffes des tribunaux de commerce
Pour les sociétés commerciales, l’extrait Kbis peut être obtenu auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise. La démarche peut se faire :
- Sur place au guichet
- Par courrier
- En ligne sur le site Infogreffe
2. Les chambres de métiers et de l’artisanat
Pour les artisans, l’extrait D1 est délivré par la chambre de métiers et de l’artisanat de la région où l’entreprise est immatriculée.
3. L’INSEE
Le certificat d’inscription SIRENE peut être obtenu gratuitement sur le site de l’INSEE.
4. Les sites web spécialisés
Plusieurs plateformes en ligne permettent d’obtenir facilement des informations sur les entreprises :
- Societe.com
- Infogreffe.fr
- Data.inpi.fr
- Pappers.fr
Ces sites offrent souvent un accès gratuit aux informations de base sur les entreprises. Des services plus détaillés sont généralement disponibles moyennant paiement.
Comment vérifier concrètement si une entreprise est toujours en activité ?
Voici une démarche étape par étape pour s’assurer qu’une entreprise existe réellement et est toujours en activité :
1. Rechercher l’entreprise dans les bases de données officielles
Commencez par vérifier la présence de l’entreprise dans les registres officiels :
- Utilisez le moteur de recherche de l’INSEE pour trouver le numéro SIREN/SIRET
- Consultez le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) sur Infogreffe
- Vérifiez le Répertoire des Métiers pour les artisans
2. Obtenir et analyser l’extrait Kbis
L’extrait Kbis est le document le plus fiable pour vérifier l’existence d’une entreprise. Examinez attentivement :
- La date de création de l’entreprise
- Son statut actuel (active, en liquidation, radiée)
- Les éventuelles procédures collectives en cours
3. Vérifier les publications légales
Consultez les annonces légales obligatoires publiées par l’entreprise :
- Le Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC)
- Les journaux d’annonces légales du département du siège social
4. Examiner les informations financières
Si l’entreprise est tenue de publier ses comptes annuels, analysez ses derniers bilans et comptes de résultat pour évaluer sa santé financière.
5. Vérifier l’activité réelle de l’entreprise
Au-delà des documents officiels, assurez-vous que l’entreprise a une existence concrète :
- Visitez son site web et ses réseaux sociaux
- Recherchez des avis clients en ligne
- Vérifiez son adresse physique (Google Maps, visite sur place si possible)
- Contactez l’entreprise par téléphone ou email
6. Consulter les registres spécialisés
Selon le secteur d’activité, vérifiez l’inscription de l’entreprise aux registres professionnels pertinents :
- Registre des agents immobiliers
- Registre des transporteurs
- Répertoire des entreprises contrôlées (REC) pour le secteur du bâtiment
Les signes qu’une entreprise n’est plus en activité
Certains indices peuvent indiquer qu’une entreprise a cessé son activité, même si elle n’a pas encore été officiellement radiée :
- Absence de dépôt des comptes annuels obligatoires
- Mentions de procédures collectives (redressement judiciaire, liquidation) sur l’extrait Kbis
- Changements fréquents d’adresse ou de dirigeants
- Impossibilité de joindre l’entreprise par téléphone ou email
- Absence d’activité sur les réseaux sociaux depuis longtemps
- Avis négatifs récents mentionnant une fermeture
Si vous constatez plusieurs de ces signes, redoublez de prudence dans vos interactions avec l’entreprise.
Que faire si une entreprise n’est plus en activité ?
Si vous découvrez qu’une entreprise avec laquelle vous avez des relations n’est plus en activité, voici les étapes à suivre :
1. Cessation d’activité non officielle
Si l’entreprise semble avoir cessé son activité mais n’est pas officiellement radiée :
- Tentez de contacter les dirigeants pour obtenir des explications
- Mettez en demeure l’entreprise de respecter ses engagements
- Consultez un avocat pour connaître vos recours légaux
2. Entreprise en procédure collective
Si l’entreprise fait l’objet d’une procédure de sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire :
- Déclarez vos créances auprès du mandataire judiciaire dans les délais impartis
- Suivez l’évolution de la procédure pour faire valoir vos droits
3. Entreprise radiée
Si l’entreprise a été officiellement radiée :
- Vérifiez s’il existe des garanties ou cautions personnelles des dirigeants
- Examinez la possibilité d’engager la responsabilité personnelle des dirigeants en cas de faute de gestion
- Envisagez de passer vos créances en pertes si aucun recours n’est possible
Les outils en ligne pour suivre l’activité des entreprises
Pour faciliter la surveillance continue de l’activité des entreprises, plusieurs outils en ligne sont disponibles :
1. Les systèmes d’alertes
Certaines plateformes permettent de mettre en place des alertes automatiques sur les entreprises qui vous intéressent :
- Infogreffe Vigilance
- Ellisphere
- Crédit Safe
Ces services vous informent en temps réel de tout changement important dans la situation d’une entreprise.
2. Les bases de données spécialisées
Des bases de données professionnelles offrent des informations détaillées et actualisées sur les entreprises :
- Diane (Bureau van Dijk)
- Orbis
- Altares D&B
Ces outils sont particulièrement utiles pour les professionnels qui doivent suivre un grand nombre d’entreprises.
3. Les agrégateurs d’informations
Des sites web gratuits agrègent des informations provenant de diverses sources officielles :
- Societe.com
- Verif.com
- Score3
Bien que moins exhaustifs que les bases de données payantes, ces outils offrent un bon aperçu de la situation d’une entreprise.
Les précautions à prendre dans vos relations d’affaires
Même si une entreprise semble active et en bonne santé, il est toujours prudent de prendre certaines précautions dans vos relations commerciales :
1. Vérifiez régulièrement la situation de vos partenaires
Ne vous contentez pas d’une vérification initiale, surveillez l’évolution de la situation de vos partenaires commerciaux :
- Mettez en place des alertes automatiques
- Effectuez des vérifications périodiques (tous les 6 mois ou 1 an)
- Soyez attentif aux changements de comportement ou aux retards de paiement
2. Diversifiez vos fournisseurs et clients
Évitez de dépendre excessivement d’une seule entreprise pour réduire votre exposition aux risques :
- Ayez plusieurs fournisseurs pour chaque produit ou service critique
- Élargissez votre base de clients pour ne pas dépendre d’un seul gros client
3. Protégez-vous contractuellement
Incluez des clauses de protection dans vos contrats pour vous prémunir contre les défaillances de vos partenaires :
- Clauses de réserve de propriété
- Garanties de paiement
- Conditions de résiliation en cas de changement important dans la situation de l’entreprise
4. Restez informé de l’actualité de votre secteur
Suivez l’actualité économique de votre secteur d’activité pour anticiper les difficultés potentielles :
- Abonnez-vous à des newsletters spécialisées
- Participez à des salons professionnels
- Échangez avec vos pairs au sein d’associations professionnelles
Les conséquences de faire affaire avec une entreprise inactive
S’engager dans une relation commerciale avec une entreprise qui n’est plus en activité peut avoir de graves conséquences :
Risques financiers
Vous risquez de perdre de l’argent si vous :
- Payez pour des biens ou services qui ne seront jamais livrés
- Accordez un crédit qui ne sera jamais remboursé
- Investissez dans une entreprise qui n’existe plus
Risques juridiques
Vous pouvez vous exposer à des poursuites judiciaires si vous :
- Continuez à utiliser la marque ou les produits d’une entreprise radiée
- Vous présentez comme un partenaire d’une entreprise qui n’existe plus
Risques réputationnels
Votre propre réputation peut être ternie si vous êtes associé à une entreprise frauduleuse ou en faillite.
Risques opérationnels
Votre activité peut être perturbée si un fournisseur ou un client important cesse soudainement son activité.
