Vous vous apprêtez à faire affaire avec une nouvelle entreprise et vous vous demandez si elle existe vraiment ? Ou peut-être souhaitez-vous simplement vérifier les informations d’une société par curiosité ? Dans tous les cas, il est important de savoir comment s’assurer de l’existence légale d’une entreprise avant de s’engager dans une relation commerciale.
Dans cet article complet, nous allons explorer en détail les différentes méthodes pour vérifier si une entreprise est déclarée et existe juridiquement. Vous découvrirez pourquoi cette vérification est cruciale, quels sont les documents officiels à consulter et où trouver les informations fiables sur l’existence d’une société. Suivez le guide !
Pourquoi vérifier l’existence d’une entreprise est crucial
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est essentiel de comprendre les raisons pour lesquelles vérifier l’existence d’une entreprise est si important :
Se protéger contre les arnaques et les entreprises fictives
Malheureusement, il existe des escrocs qui créent de fausses entreprises dans le but de tromper les clients ou d’obtenir frauduleusement des aides financières. En vérifiant l’existence légale d’une société, vous vous prémunissez contre ces arnaques potentielles.
S’assurer de la fiabilité d’un partenaire commercial
Avant de signer un contrat ou de passer une commande importante, il est primordial de vérifier que l’entreprise avec laquelle vous allez travailler existe bel et bien juridiquement. Cela vous évitera bien des désagréments par la suite.
Connaître la situation financière et juridique d’une entreprise
La vérification de l’existence d’une entreprise permet également d’obtenir des informations précieuses sur sa santé financière et sa situation juridique. Vous saurez par exemple si elle fait l’objet d’une procédure collective.
Respecter ses obligations légales
Dans certains cas, vérifier l’existence d’une entreprise est une obligation légale, notamment pour les organismes financiers dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent.
Maintenant que nous avons compris l’importance de cette vérification, voyons comment procéder concrètement.
Les documents officiels attestant de l’existence d’une entreprise
Pour prouver qu’une entreprise existe légalement, plusieurs documents officiels font foi :
L’extrait Kbis : la carte d’identité de l’entreprise
L’extrait Kbis est le document officiel par excellence qui atteste de l’existence juridique d’une société commerciale. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il contient toutes les informations essentielles sur l’entreprise :
- Dénomination sociale
- Forme juridique
- Adresse du siège social
- Numéro SIREN
- Date d’immatriculation
- Activité principale
- Identité des dirigeants
- Capital social
L’extrait Kbis est le document de référence pour vérifier l’existence d’une entreprise. Sa durée de validité est généralement de 3 mois.
L’extrait K pour les entreprises individuelles
Pour les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans…), c’est l’extrait K qui fait office de document officiel attestant de l’existence de l’entreprise. Il contient des informations similaires à l’extrait Kbis.
L’extrait D1 pour les artisans
Les artisans quant à eux sont immatriculés au Répertoire des Métiers. Le document attestant de leur existence s’appelle l’extrait D1. Il est délivré par la Chambre des Métiers et de l’Artisanat.
Le certificat d’inscription au répertoire SIRENE
Toutes les entreprises sont inscrites au répertoire SIRENE géré par l’INSEE. Le certificat d’inscription à ce répertoire peut également servir de preuve d’existence d’une entreprise.
Maintenant que nous connaissons les documents officiels, voyons comment les obtenir.
Comment obtenir les documents officiels prouvant l’existence d’une entreprise ?
Plusieurs options s’offrent à vous pour obtenir ces précieux documents :
Auprès du greffe du tribunal de commerce
Pour obtenir un extrait Kbis, vous pouvez vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Il vous faudra fournir le numéro SIREN ou la dénomination sociale de la société. Le coût est d’environ 3,90€.
En ligne sur Infogreffe
Le site Infogreffe permet d’obtenir facilement un extrait Kbis en ligne. Il suffit de rechercher l’entreprise par son nom ou son numéro SIREN. Le document vous est envoyé par email en quelques minutes. Le coût est d’environ 3,37€.
Sur le site MonIdenum
Le site MonIdenum permet aux entreprises d’obtenir gratuitement leur propre extrait Kbis. En revanche, il n’est pas possible d’obtenir le Kbis d’une autre entreprise que la sienne sur ce site.
Auprès de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat
Pour obtenir l’extrait D1 d’un artisan, il faut s’adresser à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat dont il dépend.
Sur le site de l’INSEE
Le certificat d’inscription au répertoire SIRENE peut être obtenu gratuitement sur le site de l’INSEE.
Maintenant que nous savons où obtenir ces documents, voyons comment les utiliser pour vérifier l’existence d’une entreprise.
Les étapes pour vérifier si une entreprise existe réellement
Voici la marche à suivre pour s’assurer de l’existence légale d’une entreprise :
1. Récupérer les informations de base sur l’entreprise
Pour commencer votre vérification, vous aurez besoin au minimum du nom de l’entreprise ou de son numéro SIREN. Si possible, récupérez également son adresse.
2. Effectuer une recherche sur les sites officiels
Utilisez les informations dont vous disposez pour rechercher l’entreprise sur les sites officiels comme Infogreffe, data.inpi.fr ou societe.com. Ces sites vous donneront un premier aperçu de l’existence de l’entreprise.
3. Obtenir l’extrait Kbis ou le document équivalent
Pour une vérification en bonne et due forme, procurez-vous l’extrait Kbis de l’entreprise (ou l’extrait K ou D1 selon le cas). C’est le document qui fait foi pour attester de l’existence juridique d’une société.
4. Analyser attentivement le document obtenu
Une fois en possession de l’extrait Kbis, examinez-le en détail. Vérifiez notamment :
- La date d’immatriculation
- L’adresse du siège social
- L’identité des dirigeants
- Le statut de l’entreprise (en activité, en liquidation, etc.)
5. Vérifier la cohérence des informations
Assurez-vous que les informations présentes sur l’extrait Kbis correspondent bien à celles que vous avez pu obtenir par ailleurs sur l’entreprise. En cas de divergence, méfiance !
6. Contacter l’entreprise pour confirmation
En cas de doute, n’hésitez pas à contacter directement l’entreprise pour vérifier les informations obtenues. Un simple appel peut parfois lever bien des interrogations.
Maintenant que nous avons vu la procédure générale, explorons d’autres moyens de vérifier l’existence d’une entreprise.
Les autres moyens de vérifier l’existence d’une entreprise
En plus des documents officiels, d’autres méthodes peuvent vous aider à vérifier si une entreprise existe réellement :
Consulter le registre des bénéficiaires effectifs
Le registre des bénéficiaires effectifs recense les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent une entreprise. Il est accessible gratuitement sur le site data.inpi.fr et peut vous donner des informations précieuses sur l’entreprise que vous cherchez à vérifier.
Vérifier les comptes annuels de l’entreprise
Les comptes annuels des sociétés sont publiés au greffe du tribunal de commerce. Leur consultation peut vous renseigner sur l’activité réelle de l’entreprise et sa santé financière.
Consulter les annonces légales
Les créations, modifications et dissolutions d’entreprises font l’objet d’annonces légales publiées dans des journaux habilités. Leur consultation peut vous apporter des informations complémentaires.
Effectuer une recherche en ligne
Une simple recherche sur internet peut parfois vous apporter beaucoup d’informations sur l’existence et l’activité d’une entreprise. Vérifiez si elle dispose d’un site web, de pages sur les réseaux sociaux, d’avis clients, etc.
Vérifier l’adresse physique
Si l’entreprise affirme avoir une adresse physique, vous pouvez vérifier son existence sur Google Street View ou même vous y rendre en personne si c’est possible.
Ces méthodes complémentaires vous permettront d’avoir une vision plus complète de l’entreprise que vous cherchez à vérifier.
Les signes qui doivent vous alerter
Lors de vos vérifications, certains éléments doivent vous mettre la puce à l’oreille :
Une immatriculation très récente
Si l’entreprise vient tout juste d’être créée, soyez particulièrement vigilant, surtout si elle prétend avoir une longue expérience dans son domaine.
Des incohérences dans les informations
Si vous constatez des divergences entre les différentes sources d’information sur l’entreprise, c’est un signe qu’il faut creuser davantage.
Une adresse suspecte
Méfiez-vous des entreprises dont l’adresse correspond à une boîte postale ou à un centre d’affaires, surtout si elles prétendent avoir une activité nécessitant des locaux importants.
L’absence de traces en ligne
De nos jours, il est rare qu’une entreprise légitime n’ait absolument aucune présence en ligne. L’absence totale de traces sur internet doit vous alerter.
Des changements fréquents de dénomination ou d’adresse
Des modifications trop fréquentes dans les informations de base de l’entreprise peuvent être le signe d’activités douteuses.
Si vous repérez un ou plusieurs de ces signes, redoublez de vigilance dans vos vérifications.
Que faire si une entreprise n’existe pas légalement ?
Si vos recherches vous amènent à conclure qu’une entreprise n’existe pas légalement, voici comment réagir :
Ne pas engager de relation commerciale
La première chose à faire est bien sûr de ne pas entamer ou poursuivre de relation commerciale avec cette “”entreprise””. Le risque est trop important.
Alerter les autorités compétentes
Si vous suspectez une fraude, n’hésitez pas à alerter les autorités compétentes comme la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF).
Prévenir votre entourage
Si vous connaissez d’autres personnes ou entreprises qui pourraient être en contact avec cette fausse société, prévenez-les du risque.
Demander conseil à un professionnel
En cas de doute ou si vous avez déjà engagé des fonds, n’hésitez pas à consulter un avocat spécialisé pour connaître vos recours.
La vigilance est de mise pour éviter les mauvaises surprises !
Les limites de la vérification de l’existence d’une entreprise
Bien que cruciale, la vérification de l’existence légale d’une entreprise a ses limites :
Elle ne garantit pas la fiabilité de l’entreprise
Une entreprise peut exister légalement tout en ayant des pratiques commerciales douteuses. La vérification de son existence n’est qu’une première étape.
Les informations peuvent être obsolètes
Même si les documents officiels sont régulièrement mis à jour, il peut y avoir un décalage entre la situation réelle de l’entreprise et les informations disponibles.
Certaines entreprises échappent au radar
Certaines petites entreprises ou auto-entrepreneurs peuvent parfois passer sous le radar des registres officiels, sans pour autant être dans l’illégalité.
La vérification peut prendre du temps
Obtenir et analyser tous les documents nécessaires peut prendre du temps, ce qui n’est pas toujours compatible avec les impératifs du monde des affaires.
Il est donc important de compléter cette vérification par d’autres démarches pour s’assurer de la fiabilité d’un partenaire commercial.
Les outils en ligne pour faciliter la vérification
Heureusement, de nombreux outils en ligne existent pour faciliter la vérification de l’existence d’une entreprise :
Societe.com
Ce site permet d’obtenir gratuitement de nombreuses informations sur les entreprises françaises, dont leur statut juridique et leur santé financière.
Infogreffe
En plus de fournir les extraits Kbis, Infogreffe propose de nombreux services pour vérifier les informations d’une entreprise.
Verif.com
Ce site propose des rapports détaillés sur les entreprises, incluant des analyses financières.
