Stylos, papier, cartouches d’encre, mobilier… Les fournitures de bureau sont indispensables au bon fonctionnement de toute entreprise. Mais leur gestion ne se limite pas à passer une commande quand les stocks viennent à manquer. Pour être efficace et faire des économies, la gestion des fournitures nécessite de suivre quelques bonnes pratiques.
Voici un guide complet pour optimiser vos achats, vos stocks et votre budget fournitures, que vous soyez une PME ou un grand groupe. Avec les bons outils et les bons réflexes, faire des économies tout en ayant des fournitures de qualité à disposition est à la portée de toutes les entreprises !
Pourquoi une bonne gestion des fournitures est essentielle
Avant de voir comment procéder concrètement, il est important de comprendre les enjeux d’une gestion rigoureuse des fournitures de bureau :
1. Garantir la productivité des équipes
Imaginez un instant que vos employés n’aient plus de stylos pour écrire, plus de papier pour imprimer ou que l’imprimante soit à court d’encre. Ce sont des situations très frustrantes qui peuvent vite miner la productivité et la motivation.
En vous assurant que les fournitures essentielles soient toujours disponibles en quantités suffisantes, vous offrez à vos équipes un environnement de travail optimal. Elles peuvent ainsi se concentrer sur leurs tâches sans être interrompues par des problèmes matériels.
2. Maîtriser les coûts
Sur une année, le budget fournitures peut vite s’envoler si les achats ne sont pas rationalisés. Un suivi précis des consommations et des commandes permet d’identifier les articles sur-consommés et les dépenses superflues.
En regroupant les achats, en négociant les prix et en privilégiant des fournisseurs uniques, vous pouvez réaliser des économies substantielles à long terme. Une gestion rigoureuse est donc un excellent moyen d’optimiser votre budget.
3. Éviter les gaspillages et les périmés
Acheter des fournitures en trop grande quantité comporte aussi des risques. Certains articles comme les cartouches d’encre peuvent se périmer et devenir inutilisables avec le temps. D’autres comme le papier peuvent se détériorer s’ils sont mal stockés.
En achetant au plus juste, en faisant tourner vos stocks et en veillant aux bonnes conditions de stockage, vous éviterez ces gaspillages qui sont coûteux pour l’entreprise.
4. Gagner de la place
Dans de nombreux bureaux, les placards débordent de fournitures accumulées au fil des ans, parfois complètement inutiles. Cela peut vite devenir du désordre qui empiète sur l’espace de travail ou de stockage.
Faire régulièrement le tri, se débarrasser des articles obsolètes et ranger méthodiquement permettra de gagner de la place et d’améliorer l’organisation générale des locaux. Un environnement rangé est aussi plus agréable et motivant pour les employés.
Réaliser un inventaire complet
Pour mettre en place une gestion efficace, la première étape est de réaliser un inventaire exhaustif de toutes les fournitures présentes dans l’entreprise. Voici comment procéder :
1. Lister tous les articles
Faites le tour de tous les bureaux, placards et espaces de stockage. Notez absolument tous les articles que vous trouvez dans un tableur en indiquant pour chacun :
La catégorie (papeterie, bureautique, mobilier, etc)
La marque et la référence exacte
La quantité en stock
L’emplacement de stockage
N’oubliez pas les consommables des imprimantes, le papier, les fournitures d’hygiène, le petit matériel informatique, la décoration. Tout doit être répertorié !
2. Évaluer les besoins
Une fois cette liste établie, échangez avec les différents services pour évaluer leurs besoins réels en fournitures :
Quels sont les articles les plus utilisés au quotidien ? En quelle quantité ?
Y a-t-il des fournitures présentes mais jamais utilisées ?
Quelles sont celles qui manquent ?
Cela vous permettra d’identifier les indispensables, les consommations moyennes et les articles superflus. Vous saurez ainsi quoi racheter en priorité.
3. Faire le tri
Débarrassez-vous de tout ce qui est périmé, cassé, obsolète ou qui ne sert jamais. Ne gardez que ce qui est utile et en bon état. Vous pouvez donner les fournitures en trop à des associations ou écoles si elles sont encore utilisables.
Ce tri va assainir vos stocks, libérer de l’espace et vous donner une meilleure visibilité sur ce dont vous disposez réellement. Votre inventaire initial sera ainsi à jour.
Rationaliser les achats
L’inventaire terminé, vous pouvez mettre en place une vraie stratégie d’achats de fournitures. L’objectif est de couvrir les besoins tout en faisant des économies. Voici quelques bonnes pratiques :
1. Désigner un responsable achats
Que ce soit le gestionnaire des services généraux ou un collaborateur dédié, il est important qu’une personne soit en charge de gérer les commandes de fournitures pour l’ensemble de l’entreprise.
Cela permet de centraliser les achats, d’avoir une vision globale des consommations et de négocier des tarifs avantageux sur des volumes. Chaque service passe ses demandes à cette personne unique qui se charge de regrouper les commandes.
2. Comparer les fournisseurs
Le choix des fournisseurs est clé pour réaliser des économies. Comparez les offres de différents prestataires :
Grossistes de fournitures de bureau
Vendeurs de matériel de bureau
Sites internet spécialisés
Grande distribution
Négociez les prix sur la base de vos volumes prévisionnels. N’hésitez pas à mettre les fournisseurs en concurrence. Demandez des devis, des réductions, la livraison gratuite. Pensez aussi aux marques distributeurs souvent moins chères.
3. Grouper les commandes
Plutôt que de commander au coup par coup, passez des commandes groupées et espacées pour chaque catégorie de fournitures. Vous pourrez ainsi :
Atteindre des paliers de volume donnant droit à des remises
Bénéficier de la livraison offerte au delà d’un certain montant
Réduire les frais de gestion liés aux commandes
Planifiez bien avec les services pour déterminer la bonne fréquence de commande selon les consommations : tous les 15 jours, tous les mois, tous les trimestres.
4. Prévoir un stock tampon
Gardez toujours un stock de sécurité pour les fournitures indispensables comme le papier ou les stylos. Le but est de ne jamais tomber en rupture si un imprévu survient : délai de livraison plus long, consommation plus élevée que prévu.
Estimez bien la quantité tampon nécessaire en fonction de vos consommations habituelles et du délai de réapprovisionnement de vos fournisseurs. Mais attention à ne pas tomber dans la sur-stockage non plus !
5. Privilégier la qualité
Il peut être tentant d’acheter systématiquement les fournitures les moins chères. Mais attention, cela peut vite vous coûter plus cher sur la durée. Des fournitures bas de gamme s’useront ou se casseront plus vite. Vous devrez les remplacer plus souvent.
Certains équipements comme les sièges de bureau ou les imprimantes doivent vraiment être choisis pour leur qualité et leur longévité. Sinon vos employés risquent aussi d’être mécontents. La qualité a donc un vrai impact sur les coûts à long terme et le bien-être au travail.
Suivre les consommations et les coûts
Pour piloter finement la gestion des fournitures, il est essentiel de suivre en continu les consommations et les dépenses associées. Vous pourrez ainsi mieux prévoir les commandes et détecter rapidement toute dérive. Voici comment faire :
1. Utiliser des outils dédiés
Pour simplifier le suivi, appuyez-vous sur des outils informatiques adaptés :
Un logiciel de gestion des stocks pour enregistrer les entrées, les sorties et connaître le niveau des stocks en temps réel
Un système de gestion des commandes et factures pour suivre les coûts
Des tableurs partagés pour consolider les informations
Vous pouvez utiliser un ERP intégré ou des outils spécialisés. L’essentiel est que l’information soit centralisée, facilement accessible et mise à jour en permanence.
2. Définir des indicateurs clés
Mettez en place quelques indicateurs simples à suivre, par exemple :
Le coût total des fournitures achetées par mois
La répartition des dépenses par catégorie d’articles et par service
Les quantités consommées pour les fournitures principales
Le taux de rotation des stocks
Le coût de stockage
Ces KPI vous permettront de mesurer la performance de votre gestion des achats et des stocks de fournitures. Vous identifierez ainsi les postes sur lesquels il est possible d’optimiser.
3. Analyser les données
Exploitez les données issues du suivi mis en place. Analysez les coûts et les consommations. Comparez-les d’un mois sur l’autre et d’une année sur l’autre. Vous pourrez repérer ainsi :
Les articles surconsommés sur lesquels sensibiliser les utilisateurs
Les fournitures qui génèrent le plus de dépenses
Les hausses de coût inexpliquées à investiguer
Les services qui consomment de façon excessive
Croisez aussi ces analyses avec les remontées de vos collaborateurs. Ils peuvent vous alerter sur un manque récurrent de certaines fournitures par exemple.
Organiser le stockage
Pour faciliter la gestion au quotidien, le rangement et le stockage des fournitures sont très importants. Voici quelques conseils d’organisation :
1. Choisir un lieu unique
Dans l’idéal, stockez l’ensemble des fournitures de l’entreprise dans une pièce ou un espace dédié. Cela facilitera le contrôle des stocks et évitera les oublis ou les doublons.
Si vous avez plusieurs sites, vous pouvez avoir un lieu de stockage centralisé qui réapprovisionne des stocks tampons sur chaque site.
2. Aménager l’espace
Organisez l’espace de stockage avec du mobilier adapté :
Des armoires ou rayonnages pour ranger la papèterie et les petites fournitures
Des meubles à tiroirs pour classer facilement les fournitures par type
Des caisses ou bacs pour les fournitures volumineuses comme les ramettes de papier
L’astuce est de pouvoir accéder et identifier rapidement les différents articles. Utilisez des étiquettes, des séparateurs. Chaque chose doit avoir sa place définie.
3. Ranger selon la méthode 5S
La méthode des 5S est souvent utilisée dans les entreprises pour optimiser le rangement et la gestion des stocks. Elle se compose de 5 étapes :
Seiri (trier) : ne garder que le nécessaire
Seiton (ranger) : définir une place pour chaque chose
Seiso (nettoyer) : maintenir l’espace propre et en ordre
Seiketsu (standardiser) : définir des règles communes
Shitsuke (suivre) : pérenniser les bonnes pratiques
Appliquez cette méthode à votre stockage des fournitures de bureau pour une efficacité optimale sur la durée !
4. Instaurer des règles claires
Établissez des procédures pour encadrer l’accès aux fournitures et les réapprovisionnements :
Qui a accès au stock et quand ?
Comment faire une demande de fournitures ?
À quelle fréquence sont passées les commandes ?
Quels sont les seuils minimum de stock à respecter ?
Informez vos équipes de ces règles, affichez-les clairement. Vous éviterez ainsi les abus et les disparitions non contrôlées de fournitures.
♻️ Penser au développement durable
Dans une démarche RSE, vous pouvez faire de votre gestion des fournitures un levier pour réduire l’impact environnemental de votre entreprise. Par exemple :
1. Limiter la consommation de papier
Certaines actions simples permettent de réduire les impressions :
Paramétrer les imprimantes en recto-verso et en noir et blanc par défaut
Encourager les employés à ne pas imprimer les mails ou documents non indispensables
Mettre en place des processus de validation et signature électroniques
Suivez le nombre de ramettes consommées pour mesurer vos progrès. Communiquez régulièrement auprès des équipes pour que les bonnes habitudes s’ancrent dans la durée.
2. Privilégier les produits verts
De plus en plus de fournisseurs proposent des gammes de fournitures eco-responsables :
Papier recyclé ou issu de forêts gérées durablement
Stylos et surligneurs rechargeables
Mobilier en matériaux recyclés
Cartouches d’encre recyclées
Demandez à vos fournisseurs des catalogues « verts » et comparez les offres. Vous ferez des gestes pour l’environnement sans forcément dépenser plus !
